Videokonferenzen erfolgreich durchführen

Es ist die Zeit der Videokonferenzen: Die Corona-Pandemie führt zu leer gefegten Büros und jagt Millionen von Menschen ins Homeoffice. Um effizient und erfolgreich von zuhause arbeiten zu können, kommt man um das Thema Videokonferenzen heutzutage nicht mehr drum herum. Und es gibt – auch abseits von Pandemien – viele gute Gründe, die für eine Videokonferenz sprechen. Um sie produktiv und effizient zu gestalten, ist die richtige Vorbereitung das A und O. Wie gestalte ich eine Videokonferenz? Wie positioniere ich mich vor dem Laptop? Welche Programme gibt es? Und wie schafft man es, dass nicht alle durcheinander reden?

In unserer globalisierten Welt ist es zum Normalzustand geworden, dass Mitarbeiter für ein „außerordentlich wichtiges Meeting“ um die halbe Welt reisen. Aber ist das zu Zeiten von „Fridays for Future“ überhaupt noch en vogue? Videokonferenzen sind eindeutig klimafreundlicher; weniger Reisen schont die Umwelt. Ganz klar. Zudem sparen sie auch noch Geld, Zeit und Papierkram – Videokonferenzen fordern dementsprechend auch weniger Ressourcen als ein „Live-Meeting“. Einen weiteren Pluspunkt kann man in Bezug auf die Flexibilität von Videokonferenzen vergeben. Sie können ortsunabhängig gehalten werden, also auch von zu Hause im Homeoffice oder mobil aus dem Zug oder Café. Und wenn ein Kollege zum Zeitpunkt der Konferenz mal krank sein sollte, kann das virtuelle Treffen mit jedem gängigen Programm (Skype, Google Meet, Zoom etc.) aufgezeichnet und zu einem späteren Zeitpunkt angeschaut werden. Eine Videokonferenz ist zudem persönlicher als eine E-Mail, eine Slack-Nachricht oder ein Telefongespräch. Sie ist die beste Möglichkeit, trotz räumlicher Distanz eine größtmögliche Nähe zu seinen Kollegen aufzubauen. Auch die Tools, die heutzutage zur Verfügung stehen, sind einfach zu bedienen, überschaubar in ihren Einstellungsmöglichkeiten und häufig kostenlos. Generell bedarf es kaum eigener Technik, um eine Videokonferenz in einer guten Qualität von zuhause abhalten zu können. Mit einer handelsüblichen Webcam, die heutzutage ja in nahezu allen Laptops bereits verbaut ist, hat man eigentlich schon alles, was man braucht. Zusätzlich sind Kopfhörer sinnvoll, die sich mit dem Laptop verbinden, um eine bessere Tonqualität zu garantieren.

Es gibt aber natürlich auch ein paar Nachteile, die wir nicht unerwähnt lassen wollen. Ton- oder Bildprobleme können bei einer Videokonferenz schnell stören und vom eigentlichen Thema ablenken. Oftmals spielen die Datenmengen eine Rolle, die das WLAN auf eine Belastungsprobe stellen. Auch der Redefluss kann schnell gestört werden, wenn mehrere Teilnehmer (unabsichtlich) durcheinander reden. Um deine geplante einstündige Konferenz zu keinem Drei-Stunden-Dilemma werden zu lassen, haben wir dir unsere besten Tipps und Tricks im folgenden Abschnitt zusammengestellt.

Bevor du eine Videokonferenz startest, solltest du dir über bestimmte Punkte Gedanken machen. Denn Meetings – seien sie analog oder digital – gelten im Allgemeinen als Zeitfresser. Um sie möglichst effizient zu gestalten, solltest du Folgendes vorab geklärt haben:

• Teilnehmerzahl: Welches Teammitglied muss wirklich dabei sein? Die Teilnehmerzahl sollte möglichst reduziert werden, da in der Videokonferenz sonst schnell eine Vortragsatmosphäre entsteht, in der nur einer redet und der Rest zuhört. Zudem fressen Konferenzen mit mehr als acht Teilnehmern oft unnötig viel Zeit.
• Agenda: Es sollte stets eine Agenda vorbereitet und vorab mit den Teilnehmern geteilt werden. So bleibt ihr immer bei eurem roten Faden und schweift nicht vom eigentlich Wichtigen ab. Außerdem können sich die Kollegen bereits vorher über die TOPs informieren und wichtige Antworten vorbereiten. Als Faustregel gilt außerdem: Nicht mehr als fünf Punkte auf der Agenda.
• Zeitblöcke: Sinnvoll ist, wenn die Videokonferenz vorab in grobe Zeitblöcke eingeteilt wird. Für das erste Thema sollen beispielsweise zehn Minuten eingeplant werden. So wird das Meeting nicht unnötig in die Länge gezogen.
• Protokoll: Idealerweise führt in einer Videokonferenz jemand Protokoll über alle wichtigen Beschlüsse und Entscheidungen. Das beugt Missverständnisse vor und die anderen Teilnehmer können sich voll und ganz auf das Gespräch konzentrieren. Hier ist weniger wichtig, was genau in der Konferenz gesagt wurde, sondern vielmehr, wer im Anschluss welche Aufgaben zu erledigen hat.
• Netiquette: Auch im Videocall gilt es, sich an bestimmte Gesprächsregeln zu halten, zum Beispiel, dass einem nicht ins Wort gefallen wird. Das führt gerade bei Onlinegesprächen zu Verwirrung, weil individuelle Einwürfe sich oft nicht so leicht zuordnen lassen.
• Technik: Für den einzelnen Teilnehmer ist natürlich wichtig, dass die technische Ausstattung vorhanden ist und am besten vorab getestet wurde, damit die Videokonferenz sich nicht unnötig verzögert, weil bei einem Teilnehmer die Technik nicht funktioniert. Was ihr braucht: Eine Kamera (z. B. Webcam am Laptop), Mikro (z. B. das im Laptop verarbeitete) und einen Bildschirm mit Lautsprecher. Ihr solltet euch außerdem auf ein Programm geeinigt haben, mit dem ihr die Videokonferenz durchführen wollt. Empfehlenswert sind hier Skype for Business, Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom.

Hast du vorher alles gut vorbereitet, geht es im nächsten Schritt darum, dass du dich damit vertraut machst, wie man eine Videokonferenz professionell leitet. Eine prägnante, effektive und zielführende Kommunikation bzw. Moderation ist bei einem Online-Meeting besonders wichtig. Denn: Der Mensch ist und bleibt der Erfolgsgarant im Digitalen Wandel.

Damit deine Videokonferenz zum Erfolg wird und du deine Teilnehmer vor dem Bildschirm fesseln kannst, haben wir für dich eine Übersicht der Do’s and Don’ts zusammengestellt, die dir bei deiner Vorbereitung helfen soll. So behältst du alles Wichtige stets im Blick und wirst mit ein bisschen Übung schon bald zum Experten auf dem Gebiet der Videokonferenzen.

Videokonferenzen können ein persönliches Meeting zwar nicht immer ersetzen, sind aber oft effizienter, weniger strapaziös und deutlich umweltfreundlicher. Und mit ein wenig Übung wirst auch du zum Experten auf dem Gebiet der Videokonferenzen.

Falls du für dein Team eine wichtige Konferenz planst und mehr Sicherheit generieren möchtest, empfehlen wir dir das Seminar „Videokonferenzen erfolgreich gestalten und halten“ bei den Rhetorikhelden. Mehr Infos dazu findest du hier: https://www.rhetorikhelden.de/dein-unternehmen/digitalisierung/videokonferenzen/